Quando siamo in ferie o in trasferta è buona regola impostare una risposta automatica alle nostre mail in modo da far sapere ai nostri colleghi e collaboratori che saremo fuori sede e che non saremo in ufficio per un periodo.

In questo link trovate una guida dettagliata su come configurare Outlook per impostare una risposta automatica fuori sede: https://computer4dummy.altervista.org/impostare-risposta-automatica-fuori-sede-su-outlook/

La risposta automatica è una mail precompilata che viene inviata in modo automatico a chi cerca di contattarci, per essere chiara ed efficace deve contenere almeno le seguenti informazioni:

1. Per quanto tempo non saremo disponibili.
2. Chi contattare in caso di urgenze.

Le parti tra parentesi quadre indicano le parti da sostituire inserendo i vostri dati.

Alcuni esempi di risposta automatica…

Esempio 1.

Buongiorno grazie per la Vostra mail. Sono fuori ufficio e tornerò [Data rientro] .
Durante questo periodo avrò accesso limitato alla mia e-mail.
Per assistenza immediata chiamatemi sul mio cellulare al numero [Num. Cell.].

Cordiali saluti

[Il vostro nome]

Esempio 2.

[Un vostro saluto]

Sarò fuori ufficio dal giorno [data inizio] al giorno [data fine] compresi.
In caso di urgenze potete contattare il mio collega [Persona da contattare]

Cordiali saluti,
[Il vostro nome]

Ovviamente la persona di riferimento da contattare deve essere informato, ricordatevi di mettere nome e cognome e dopo inserite il numero di telefono oppure la mail.

Esempio 3.

[Un vostro saluto]

Sarò fuori ufficio dal giorno [data inizio] al giorno [data fine] rientrerò il giorno [data di rientro].

Se necessaria assistenza immediata durante la mia assenza potete contattare il mio collega [Nome collega] al [cellulare e/o e-mail], altrimenti al mio ritorno vi risponderò al più presto possibile.

Cordiali saluti
[Vostro nome]

Esempio 4.

Buongiorno, grazie per il vostro messaggio. In questo momento sono fuori ufficio e non ho accesso alla mia casella di posta fino [data rientro].

In caso di assistenze urgenti potete contattarmi sul cellulare al numero: [numero di cellulare].

Cordiali saluti
[Il vostro nome]

Questo tipo di messaggio lo sconsiglio a meno che non siate voi il titolare e non potete delegare in alcun modo certi lavori nemmeno quando siete in ferie.

Esempio 5.

Salve, sarò fuori ufficio questa settimana. In caso di urgenze durante la mia assenza siete pregati di contattare il mio collega alla seguente mail: [e-mail del collega].

Saluti,
[Il vostro nome]

Esempio 6.

Buongiorno,

saremo assenti dal giorno [data inizio] al giorno [data fine]. Per cose urgenti potete contattare la persona: [e-mail da contattare].

Saluti,
[Vostro nome]

Esempio 7.

Buongiorno,

grazie per averci contattato, il vostro messaggio è molto importante per noi ma in questo momento siamo assenti vi risponderemo comunque al più presto possibile.

Grazie!
[Vostro nome]

 

Questi sono solo alcuni esempi di come informare i vostri clienti/colleghi che al momento non siete al lavoro, se siete in ferie io consiglio di cercare di essere contattati per le urgenze tramite email in modo da poter comunque gestire e valutare l’urgenza senza dover restare sempre attaccati al telefono.

Scrivetemi nei commenti se avete utilizzato uno dei miei esempi oppure condividete quello che utilizzate voi.