In questo articolo vediamo come si configura la risposta automatica fuori sede su Outlook in modo da avvisare i nostri colleghi o chiunque cerchi di contattarci che per un determinato periodo potremmo non essere disponibili.

Risposta automatica

Per configurare la risposta automatica dobbiamo andare nella sezione File, cliccare su info quindi su Risposta Automatica (Fuori sede).

L’icona per la versione italiana di Outlook è questa:

Guida su come impostare una risposta automatica fuori sede con Outlook

 

Come impostare il messaggio

A questo punto si apre una finestra che vi permette di inserire il messaggio che verrà inviato automaticamente alle persone che vi invieranno una mail.

Invio risposta automatica

La prima voce da abilitare è l’invio della risposta automatica dove è possibile modificare l’intervallo di tempo entro il quale le risposte verranno inoltrate in automatico.

Per esempio nella foto che ho allegato ho impostato l’inizio e la fine da Mercoledì 01 Agosto 2018 alle ore 8:00 a Venerdì 17 Agosto 2018 alle ore 19:00 quindi a tutte le mail che riceverò in questo periodo verrà inoltrata automaticamente la risposta che andremo a configurare.

Distinzione tra mail interne ed esterne

Se il vostro computer appartiene ad una rete aziendale gestito centralmente da un server Exchange potrete trovare le due pagine per poter configurare diversamente le risposte automatiche a seconda se il mittente è interno o esterno all’azienda.

Si potrebbe non voler rispondere a tutte le mail esterne che riceviamo, a volte per questioni di immagine oppure perché non vogliamo fornire informazioni di qualsiasi tipo a terze parti che non conosciamo.

Inseriamo il messaggio

A questo punto non ci resta che scrivere il messaggio di risposta automatico che i nostri colleghi riceveranno quando ci scriveranno.

Un po di consigli su alcune frasi da scrivere come messaggio automatico li potete trovare su questo articolo: https://computer4dummy.altervista.org/come-impostare-una-risposta-automatica-fuori-sede-professionale/ dove avevo raccolto alcune semplici frasi.

Alcune regole base

Spesso vedo certe risposte automatiche o anche alcune mail che sono scritte in modo confuso disordinato e senza le informazioni necessarie. Sotto vi elenco alcuni semplici punti da ricordarsi che sembrano banali ma fanno la differenza!

• Non scrivere mai tutto in maiuscolo a parte dopo i punti o i nomi.
• Utilizzare meno possibile i colori.
• Utilizzate dei font semplici e chiari.
• Come informazioni ricordarsi di indicare sempre i giorni durante i quali non siete disponibili indicando se sono compresi o esclusi in modo chiaro e inequivocabile.
• In caso di urgenze indicate sempre come contattarvi o chi poter contattare in alternativa.

Regole…

Nelle risposte automatiche è possibile impostare regole più precise configurabili per mittente, per contenuto nell’oggetto ecc.
Le possibilità sono davvero molte dal aggiungere un “alert” in caso il mittente sia il nostro responsabile all’inoltrare alla nostra mail privata in caso l’oggetto contenga una “parola chiave” relativa ad un progetto importante che stiamo seguendo.